Aviso de Privacidad y Política de Protección de Datos

AVISO DE PRIVACIDAD

JUST BE PRESENT, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto 1377 de 2013, pone a su disposición el presente Aviso de Privacidad que busca informar al Titular de datos personales acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que han sido adoptadas por la compañía, la forma de acceder a éstas y las características del Tratamiento que se realiza con los datos personales recabados.

Usted como persona natural o jurídica, podrá contar con el compromiso de la empresa JUST BE PRESENT, de respecto del Tratamiento que hace de los datos que Usted le suministra para adquirir los productos ofrecidos por la Empresa.

1. UBICACIÓN. 

El domicilio social de JUST BE PRESENT. Está ubicado en la Cra 4 # 70 82 en la ciudad de Bogotá y tiene dispuestos como canales de contacto el siguiente correo electrónico: boutique@justbepresent.co y las comunicaciones escritas dirigidas a su domicilio, así como la línea telefónica: 3112234941

2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS ADMINISTRADOS POR JUST BE PRESENT 

En desarrollo de su objeto social obtiene y administra datos de identificación, contacto, correspondencia y datos bancarios (referidos a la tarjeta de crédito), de sus clientes.

Así también, en desarrollo de su gestión administrativa, recaba, almacena, administra y conserva datos personales de empleados y proveedores; y así lo ha indicado en las Políticas de Tratamiento, las cuales próximamente estarán disponibles para su consulta en la página web www.justbepresent.co

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La información personal de los clientes de JUST BE PRESENT, es utilizada con el fin de:

• Ejecución de los contratos suscritos con JUST BE PRESENT

• Servicio al cliente y mercadeo.

• Envío de información relacionada con novedades legales y regulatorias de interés para los clientes JUST BE PRESENT

• Registro de información estadística de clientes JUST BE PRESENT

• Registro de información de los empleados de contratistas que prestan servicios en JUST BE PRESENT

• Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.

• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados con JUST BE PRESENT Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.

• Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales de relacionan los empleados y sus familiares con JUST BE PRESENT

• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

• Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que JUST BE PRESENT legítimamente disponga.

• Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

• Oferta de productos o servicios JUST BE PRESENT

En caso de que JUST BE PRESENT no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

Por su parte, el Tratamiento de la información de los trabajadores de JUST BE PRESENT tiene como finalidad el desarrollo natural de las relaciones laborales que existan con ellos.

El Tratamiento de los datos personales de los empleados también podrá realizarse con el fin de proveerles alternativas o beneficios en aspectos que contribuyan a su bienestar y el de su grupo familiar, siempre que se cuente con autorización del empleado para tal efecto.

En el caso de los Proveedores, que sean personas naturales o jurídicas, sus datos personales son recabados para conocer y hacer seguimiento a la idoneidad y especialización para la prestación del bien o servicio contratado. Así mismo, se cuenta con la información de proveedores que sea requerida para efectuar los pagos a que haya lugar y para exigir el cumplimiento de las obligaciones contraídas con JUST BE PRESENT.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Como Titular de datos personales usted tiene los siguientes derechos: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y suprimirlos, cuando haya lugar a ello y no sean requeridos en atención a un deber legal o contractual vigente. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo

Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley;

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Acceder en forma gratuita, una vez al mes, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD.

Como se indicó las Políticas de Tratamiento estarán disponibles en la página web www.justbepresent.co. Por lo anterior, cualquier cambio sustancial en las mismas será informado a través de este mismo medio, o al correo electrónico que se tenga del Titular en la base de datos de JUST BE PRESENT, si así se considera necesario. Los cambios sustanciales que se produzcan en el Aviso de privacidad se informarán de manera oportuna por el mismo medio virtual.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS, CLIENTES Y PARTES DE INTERES JUST BE PRESENT

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que JUST BE PRESENT en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.

1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Domicilio: Bogotá- Colombia
• Dirección: Cra 4 # 70 82
• Email: boutique@justbepresent.co
• Teléfono: (57) 3112234941

2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.

En ejercicio de su objeto social, JUST BE PRESENT realiza el Tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes y usuarios de sus productos. Así mismo en cumplimiento de la legislación aplicable JUST BE PRESENT puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por este.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte JUST BE PRESENT se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según lo indicado en el numeral 3 de esta Política.

2.1 Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

2.2 Tratamiento de datos sensibles:

JUST BE PRESENT observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

Las finalidades del Tratamiento de Datos personales realizada por JUST BE PRESENT son las siguientes:

• Ejecución de los contratos suscritos con JUST BE PRESENT

• Servicio al cliente y mercadeo.

• Envío de información relacionada con novedades legales y regulatorias de interés para los clientes JUST BE PRESENT

• Registro de información estadística de clientes JUST BE PRESENT

• Registro de información de los empleados de contratistas que prestan servicios en JUST BE PRESENT

• Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.

• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados con JUST BE PRESENT Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.

• Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales de relacionan los empleados y sus familiares con JUST BE PRESENT

• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

• Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que JUST BE PRESENT legítimamente disponga.

• Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

• Oferta de productos o servicios JUST BE PRESENT

En caso de que JUST BE PRESENT no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

4. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JUST BE PRESENT en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hay asido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada A JUST BE PRESENTen su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

3. Ser informado por JUST BE PRESENT previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante JUST BE PRESENT

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El Área de Dirección Administrativa y Financiera JUST BE PRESENT Será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

6.1 Procedimiento para acceso y de consulta.

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión JUST BE PRESENT, para lo cual deberán formular la correspondiente petición, al correo electrónico de la empresa.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las base de datos JUST BE PRESENT debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante JUST BE PRESENT el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud radicada ante JUST BE PRESENT al correo electrónico: boutique@justbepresent.co para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

2. La solicitud debe contener la siguiente información:

(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma, número de identificación y huella.
(viii) Radicación en original.

3. Si el reclamo resulta incompleto, JUST BE PRESENT requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

4. Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado

5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3 Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a JUST BE PRESENT la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados

d) Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por JUST BE PRESENT

e) Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

6.4 Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad, JUST BE PRESENT ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y JUST BE PRESENT no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, JUST BE PRESENT no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

8. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE JUST BE PRESENT

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con JUST BE PRESENT, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir información personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con JUST BE PRESENT. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, JUST BE PRESENT., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia con JUST BE PRESENT., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

JUST BE PRESENT., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales y civiles, y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, teniendo en cuenta que es necesario o apropiado para:

• Cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.

• Cumplir con procesos jurídicos.

• Responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno nacional y distinto a las de su país de residencia.

• Hacer cumplir nuestros términos y condiciones.

• Proteger nuestras operaciones.

• Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.

• Obtener los recobros o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

9. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La Política rige a partir del 15 de febrero de 2024.

Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

SANTIAGO ARIAS
Representante Legal